Projecten

Workshop project secretariaat voor TNO Kwaliteti van Leven in Hoofddorp. PSO heeft een workshop gehouden met het secretariaats team. PSO is door TNO Kwaliteit van Leven gevraagd mee te denken over een projectmatige aanpak van het huidige secretariaat bestaande uit 14 secretariaatsmedewerkers.

Aan de hand van het door PSO opgestelde projectplan is een Pilot gestart binnen de Business Unit. Het profiel waarmee gewerkt werd is aan de hand van een workshop aangepast van een algemeen profiel tot een junior, medior en senior profiel en is gebaseerd op de verschillende competenties binnen het vakgebied. Gedurende deze workshop zijn de werkzaamheden in kaart gebracht en is het takenpakket gedefinieerd en is de benodigde kennis en ervaring vastgelegd. Eveneens zijn de mogelijkheden tot kennisontwikkeling en doorgroeimogelijkheid per functie bepaald. De nieuwe functies zijn nu binnen TNO vastgelegd in functieprofielen.

De dag van de Nederlandse Jazz

In 2007 is Stichting Jazz NL opgericht. Project Support Office was verantwoordelijk voor de ondersteunende werkzaamheden voor de Dag van de Nederlandse Jazz, gehouden in Amersfoort.

PSO heeft voor de eerste Dag van de Nederlandse Jazz de volledige projectondersteuning van de nieuw opgerichte stichting JazzNL uitgevoerd. De ondersteuning was gericht op het opzetten van de begroting, basisadministratie, toegangsregistratie, aansturen van de vrijwilligers en merchandising zie ook www.Jazzdag.nl  . Op de dag zelf verzorgde een team van Project Support Office medewerkers de registratiebalie.

Het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (VenW) is voornemens haar archiverings-systemen te moderniseren en te verbeteren zodat deze gelijke tred houdt met de digitale informatieverwerking van de bedrijfsprocessen. De basis voor deze modernisering en verbetering zal worden gelegd met het aangeschafte T²-eRecords.

Dit pakket zal tevens de huidige generatie postregistratiesystemen binnen VenW vervangen. Het PB DIA is voor de uitvoering van dit project opgericht en in april 2001 van start gegaan.

Project Support Office (PSO) heeft voor dit project in acht weken tijd de ondersteuning opgezet en vormgegeven. Door de snelle groei en sterke behoefte aan gesprecialiseerde ondersteuning is PSO vervolgens nog twee jaar full-time betrokken gebleven bij dit project. Het projectbureau omvatte gemiddeld een vijftiental full-time projectmedewerkers en een drietal 'zware' ondersteuners. Naast de standaard secretariële en administratieve werkzaamheden waren de werkzaamheden opgedeeld in drie everedig kennisgebieden waardoor iedere ondersteuner een belangrijke aanvullende taak uitvoerde en werk uit handen nam van consultants en de projectleider.

Deze drie kennisgebieden waren alsvolgt ingericht:

1. Het voeren van het planmatige en de kwalitatieve ondersteuning: Ondersteuning op het gebied van de Europese Aanbesteding in de eerste projectfase, tot in een volgende projectfase ondersteunen van het testteam en bijhouden van de projectplanning, de kwaliteit en het versiebeheer van de opgeleverde projectdocumenten.

2. Het voeren van beheersmatige ondersteuning: Ondersteuning op het gebied van het aangaan van contracten, de urenregsitratie, het financieel beheer en het voorbereiden van managementrapportages.

3. Het voeren van communicatie- informatiemanagement:Ondersteuning op het gebied van een goed databasebeheer, intranetbeheer en organisatie van informatiebrochures (van de drukker tot aan de lezer).

Nu het project zich in een ervaren omgeving bevindt zorgt de organisatie zelf voor de ondersteuning van het projectbureau.

Het IMMER levert in samenwerking met de Fontys Rockacademy diverse korte opleidingen. De korte opleidingen zijn een initiatief van Buma Cultuur en worden financieel ondersteund door de Norma. Daarnaast hebben vele organisaties uit de professionele industrie zich verbonden verklaard met het initiatief waaronder het NPI, NTB, Buma/Stemra en de Sena.

Deze korte opleidingen verschillen van accenten en worden bepaald door de behoefte van de studenten en de markt. Hierdoor heeft het IMMER te maken met piekbelastingen en hanteert een projectmatige aanpak. Ieder korte opleiding die door het IMMER georganiseerd wordt is immers uniek.

Project Support Office ondersteunt het IMMER gedurende de piekbelastingen. Voor de uitvoering van een korte opleidingen komen veel eenmalige werkzaamheden kijken zoals o.a. het verzorgen van de facturatie en de admnistratie, het verzenden van mailings, het bijhouden van de database, het uitwerken van presentaties, het up-to-date houden van de site en verzorgen van persberichten en contacten.

Door de ervaren projectmedewerkers van Project Support Office, kunnen zij snel inspringen in willekeurig project en uitgebreide ondersteuning bieden binnen de faciliteiten van de projectomgeving.

Zie ook  www.muziekmanagement.nl

Herinrichting van het projectbureau voor een ERP-implementatie bij een internationale handelsorganisatie.

Bij de implementatie van een zeer omvangrijk ERP-systeem kunnen na lange periodes de projectinformatie zo omvangrijk worden dat het moeilijk wordt er de juiste iformatie uit te kunnen halen. Door bijvoorbeeld een te grote omvang van documenten, geen eenduidig versiebeheer en onduidelijke procedures over de staat van opgeleverde producten, is het mogelijk dat een succesvolle implementatie van een ERP-systeem hierdoor in het gedrang komt en het project onnodig vertraagt.

Binnen drie maanden tijd heeft Project Support Office het projectarchief heringericht, nieuwe procedures opgesteld en een overdrachtsdocument geschreven.